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オフィスの備品管理をデジタルでサポート
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オフィスの備品管理をデジタルでサポート
概要文具メーカーC社総務部のケース
- 備品の「貸出、返却」をデジタル管理で紛失防止
- 備品の適正在庫、消耗品の交換・補充時期がわかる
- 退出時の撮影・記録で、会議室の基本レイアウトをキープ
業績好調のC社中堅文具メーカーの総務部の人数はわずか4名。多岐に渡る業務を効率よく行うために着手したのが備品の貸出、返却、会議室の基本レイアウト維持のデジタル対応です。社員が「すぐに使える備品、会議室」の実現に「現場でつくる作業記録サービス」が貢献しています。
きっかけ必要な時にすぐに使える備品、会議室
「プロジェクターのコードがない」「ホワイトボードのマーカーが書けない」「会議室の机が元の位置に戻されていなくて会議が遅れた」など社員からのクレームに悩まされていた総務部。付属品を含めた備品の管理や、会議室使用後の机や椅子を次の利用者のために「元に戻す」意識付けが課題となっていました。
メリット
メリット
1備品貸出、返却を総務部全員で共有。カメラの画像で返却状況の確認も可能に
プロジェクターとケーブル、電源コード、ホワイトボードとマーカー等、備品と付属品の貸出し、返却を、PCやタブレットから入力できるようにしました。これにより「誰が」「何を」持出し、「いつ」返却したかをリモートからも把握でき、総務部全員での情報共有が可能に。また、返却時の状態を写真撮影し、登録する仕組みにしたので、利用者の返却漏れがなくなり、付属品の紛失防止にも役立っています。
備品の稼働状況から余分な備品、足りない備品がわかり、保有台数を見直すことができコスト削減につながりました。また、マーカーなど付属品の消耗具合も「劣化状態入力欄」から確認でき、適切な交換が可能に。また、補充頻度からストックを増やす工夫もできるようになりました。
メリット
3会議終了後のレイアウトを写真で記録・報告
会議室の基本レイアウトを入口に掲示し、会議終了後はそのレイアウトに戻して写真に撮影し、登録する仕組みを採用しました。
「次に使う人のために、机や椅子をきちんと元通りに戻すこと。「元に戻す習慣づくり」にも役立ち、いつでもすぐに利用できる会議室の運用ができるようになりました。」
C社総務部長より
会議終了後の状態を撮影
ご利用
プランセルフプラン
お客さま自身でテンプレートを作成、運用ができるプランです。定義をC社で作りました。
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| 入力項目と登録画面 |
登録した情報
- 利用者情報
- 会議室情報（会議室番号、状況説明、写真記録など）
- 備品情報（備品、付属品のリスト、備品・付属品の状態の記録など）
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